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Les documents administratifs sont d’une importance capitale parce qu’ils permettent de justifier certaines opérations. De ce fait, leur conservation s’avère indispensable. Lorsqu’ils sont nombreux et de nature divergente, le moyen parfait pour bien les conserver est de les classer soigneusement. Comment bien classer les documents administratifs pour une conservation et une exploitation durable ?
Procéder à un classement par ordre alphabétique
Bien classer les documents administratifs, c’est prendre les précautions nécessaires pour vite se retrouver lorsque vous recherchez un document précis. En tant qu’administrateur d’une personne morale, il est important que vous sachiez comment classer les documents administratifs d’une entreprise pour vite vous en sortir dans les procédures administratives, comptables ou judiciaires.
À cet effet, l’astuce idéale, c’est de mettre en place un classement par ordre alphabétique. Pour le faire, il suffit de vous référer à la suite logique des lettres de l’alphabet et à la première lettre de chaque document administratif. Cela vous permet de créer plusieurs rubriques incluant les documents de la même catégorie alphabétique. Dans ce contexte, si le document à classer porte les noms des personnes, il suffit de prendre en compte le patronyme pour le répertorier.
Néanmoins, dans le but d’assurer la transparence et d’éviter toute confusion, il est recommandé de mettre les prénoms entre parenthèses parce que plusieurs documents peuvent avoir le même patronyme, mais des prénoms différents. Toutefois, vous pouvez également opter pour un classement par ordre numérique.
Classement par ordre numérique : comment ça marche ?
Le classement par ordre alphabétique peut demander assez de temps. Pour cela, vous pouvez procéder par un classement par ordre numérique. Ce type de classement est une idée géniale pour la simple raison qu’il vous permet de classer rapidement et soigneusement vos documents administratifs. Ici, le seul travail à faire est une attribution de numéro.
Explicitement, vous devez attribuer à chaque document administratif un numéro particulier que vous n’attribuerez à aucun autre document administratif. Les numéros varient dans ce contexte selon le volume ou la taille de vos archives. Pour vite vous retrouver dans ce classement, il est préférable que le classement des documents administratifs ou des dossiers soit fait suivant l’ordre chronologique d’arrivée des dossiers. Ainsi, vous pouvez alors procéder par ordre croissant.
Néanmoins, il est toujours bon d’ajouter à chaque dossier classé un libellé. L’objectif, c’est de ne pas perdre du temps lors des recherches urgentes. À défaut de vous appuyer sur l’ordre alphabétique ou l’ordre numérique, vous pouvez aussi prendre appui sur les thèmes de vos documents pour les classer efficacement.
Comment classer les documents administratifs par thème ?
Le classement des documents par thème est une méthode très en vogue. Ici, ce qui est pris en compte, ce n’est ni l’ordre d’arrivée des documents, mais le centre d’intérêt de chaque document. Autrement dire, c’est le sujet abordé ou la thématique du dossier qui est pris en compte. C’est une méthode très pratique, mais qui nécessite de l’intellect.
Cependant, le classement des documents administratifs par ordre thématique vous permet aussi de vite vous retrouver lors des fouilles urgentes. Par conséquent, vous pouvez, par exemple, classer les chèques à part, les avis de versement d’un côté et les relevés de compte bancaire d’un autre. Ce faisant, il est très aisé de vous retrouver quand vous recherchez un document.
Parce que vous savez exactement où chercher. Cette méthode ne doit pas être confondue à la méthode de classement par catégorie qui est aussi une astuce par excellence pour parfaire le classement d’un document administratif. Comme son nom l’indique, cette manière de faire vous permet de classer les documents par catégorie. Ce classement est effectué en fonction de la nature du document ou du type de document à classer. Ce type de classement a la particularité de vous éviter d’interminables fouilles.
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